Inchieste
INCHIESTA (parte II): Location, i 13 'must have' per gli organizzatori di eventi
Da e20 gennaio - febbraio 2016 - Dal costo alla sicurezza, fino alle eventuali restrizioni per i fornitori. Sono tanti i requisiti indispensabili affinché una location si trasformi nel 'posto giusto al momento giusto'. Scopriamo quali.
Nella prima parte dell'inchiesta Location presente sul numero di gennaio - febbraio di e20 e pubblicata ieri su e20express (vedi notizia correlata a fondo pagina), abbiamo riportato le interviste alle agenzie e il loro parere circa i principali requisiti che deve soddisfare una location per trasformarsi nella cornice ideale per ospitare un evento memorabile di impatto.
Di seguito, invece, i risultati di un monitoraggio online stilato da Planning Pod
Come scegliere la location giusta per il proprio evento? Ogni agenzia, prima di mettersi all’opera, considera generalmente tre variabili base:
- budget
- numero di ospiti
- tipologia di evento
Una volta chiari questi tre punti chiave, si parte con la ricerca della location perfetta. Il sito di Planning Pod, software dedicato all’event management, ha interpellato oltre un centinaio di event professionals via LinkedIn su questo tema e ha stilato la lista dei ‘must have’ più gettonati e nominati dagli intervistati.
1. COSTO.
Il costo effettivo è sicuramente una delle voci determinanti nella selezione di uno spazio per un evento. Tutto si può fare, ma sempre in relazione al budget messo a disposizione dal cliente.
11. CURIOSITA' E INTRATTENIMENTO NEI PARAGGI.
12. REPUTATION.
2. SPECIFICHE DEGLI SPAZI.
Questa voce include capacità della location, aree allestibili e servizi tecnologici annessi (luci, A/V, impianto elettrico, eccetera).
3. DISPONIBILITA' DAY TIME.
Si tratta di un fattore fondamentale: molte location
hanno una disponibilità di orario limitata, soprattutto se si tratta di spazi pubblici e
visitabili. Maggiori saranno le opzioni di scelta, maggiore sarà l’adesione per la realizzazione di eventi che richiedono un timing esteso.
visitabili. Maggiori saranno le opzioni di scelta, maggiore sarà l’adesione per la realizzazione di eventi che richiedono un timing esteso.
4. CONTESTO APPROPRIATO ALL'EVENTO E AGLI OBIETTVI DEL CLIENTE.
Può trattarsi di una voce soggettiva, ma non per questo è meno importante. Prima
di scegliere una location bisogna mettere ben a fuoco i goal del cliente, che devono
‘matcharsi’ alla perfezione con l’atmosfera, le potenzialità, le caratteristiche e le spe-
cifiche dello spazio.
di scegliere una location bisogna mettere ben a fuoco i goal del cliente, che devono
‘matcharsi’ alla perfezione con l’atmosfera, le potenzialità, le caratteristiche e le spe-
cifiche dello spazio.
5. SICUREZZA.
Tutto ciò che ruota intorno alla questione sicurezza deve essere verificato e confermato. Non solo il personale, ma anche porte, accessi, impianti… Non deve nascere nessun tipo di imprevisto.
6. SOVRAPPOSIZIONI DI EVENTI.
Bisogna verificare che, nella stessa location, non si tengano eventi in contemporanea. È meglio scartare questa ipotesi per evitare spiacevoli interruzioni, rumori in sottofondo e affini. Agli ospiti piace essere intrattenuti in un contesto esclusivo.
7. CUSTOMER SERVICE.
La location deve mettere a disposizione uno staff esperto, qualificato e puntuale nel servizio e nel supporto. Ogni richiesta nel corso dell’evento da parte dell’agenzia e, soprattutto, degli ospiti, deve essere soddisfatta nel minor tempo possibile.
8. COMODITA' DI POSIZIONE E TRASPORTI.
La location deve essere facilmente raggiungibile sia per consentire allestimenti più rapidi, sia per evitare agli ospiti un accesso troppo faticoso e macchinoso.
9. PARCHEGGI E MEZZI DISPONIBILI.
Da valutare, sempre, le opzioni per il parcheggio macchine e i collegamenti
con i mezzi pubblici. Anche la vicinanza all’aeroporto, nel caso di ospiti internazionali, rappresenta un punto a favore.
con i mezzi pubblici. Anche la vicinanza all’aeroporto, nel caso di ospiti internazionali, rappresenta un punto a favore.
10. ACCESSI PER DISABILI.
Rampe, ascensori e tutto ciò che può rendere la fruizione il più semplice possibile alle persone che portano delle disabilità o anche per invitati particolarmente anziani.
11. CURIOSITA' E INTRATTENIMENTO NEI PARAGGI.
Questo accade soprattutto nel caso di eventi che durano più giorni, come meeting, kick off e affini. Assicuratevi che gli ospiti non si trovino in mezzo al nulla, affinché possano trovare degli svaghi nel tempo libero.
12. REPUTATION.
È importante indagare l’indice di gradimento della location opzionata, capire che tipo di eventi ha già ospitato, conoscerne i feedback leggendoli, ad esempio, sui forum on line.
13. RESTRIZIONI CON I FORNITORI.
Infine, alcune location impongono fornitori esclusivi che non possono essere sostituiti. Bisogna quindi sempre informarsi sul livello di flessibilità dello spazio e sugli eventuali limiti operativi.
Serena Roberti