Mice
Expo 2015: come, dove e quando organizzare un evento. I consigli alle aziende dal BizTravel Forum
Il seminario si è concentrato con efficacia sulle opportunità che l’Esposizione Universale offre al corporate, sia a livello di location che di servizi. Quando e dove organizzare un evento? Come regolarsi rispetto all’agenda ufficiale della manifestazione? Leggi tutte le risposte.
‘Expo 2015 – Eventi: l’arte di comunicare al mondo
’ il
titolo del seminario tenutosi nell’ambito diBizTravel Forum (vedi notizia correlata a fondo pagina), l’evento dedicato
alla community di turismo, Mice e business travel in corso al MiCo – Milano
Congressi di Milano il 25 e 26 novembre.
Il seminario si è concentrato con efficacia sulle opportunità che l’Esposizione Universale offre al corporate, sia a livello di location che di servizi.
Si è poi concentrata sulle informazioni utili per le aziende che volessero organizzare un evento all’interno del sito espositivo:
“Abbiamo suddiviso la giornata di Expo in due momenti: dalle ore 10 alle ore 18 ‘Expo by Day’, dalle ore 18:30 alla chiusura dei cancelli ‘Expo by Night’.
- Spazi Cluster, disponibili anche per eventi aziendali
- Auditorium, capacità di 1.300 posti modulabili dotato di allestimento di base (palco, luci, servizi di accoglienza) e che potrà essere personalizzato
- Decumano, ovvero la via principale di 1,5 km ideale per parate e flash mob
- Spazi outdoor: due piazzette di 230 mq cad. circa con allestimento di base
- Aree dei Partecipanti: i Paesi organizzeranno all’interno dei Padiglioni eventi che saranno inseriti nel Palinsesto Ufficiale di Expo 2015
- Cascina Triulza destinata alle attività e agli eventi della Società Civile
“Abbiamo emesso la Guida Eventi - ha risposto Tracchi - , strumento che permetterà a Paesi e sponsor di organizzare i propri eventi. La Guida uscirà domani, ed entro gennaio i Paesi dovranno rispondere alla ‘call’ e candidarsi per organizzare un evento nel sito espositivo. Invito a monitorare il sito web per verificare l’aderenza del proprio evento al tema proposto. E a proposito, sarà un comitato super partes a valutare le proposte".
C'è poi da tenere conto che vi sono, a oggi, date già prenotate: quelle dei National Days dei Paesi ad esempio, per un totale di 81 richieste già ricevute. Tali eventi si terranno all’interno dei Padiglioni e nelle location suddette. Altri eventi confermati sono: lo show del Cinque du Soleil che sarà ‘on air’ per quattro mesi, i National Days, gli eventi della Società Civile e gli eventi istituzionali di Expo 2015, a partire dalla cerimonia di inaugurazione.
Per organizzare un evento in Expo scrivere a: 6monthevents@expo2015.org
Laura Garbarino, ceo Uevents, invece, ha spiegato i servizi messi in campo dal Gruppo Uvet per Expo 2015, in linea con la strategia avviata di allargamento alla event industry a seguito dell’acquisizione di Jakala, divenuta poi Uevents (vedi notizia correlata a fondo pagina):
“Il Gruppo Uvet vuole essere protagonista di Expo 2015 e ha dimostrato il proprio interesse investendo svariati milioni di euro. Il Gruppo ha creato due società dedicate: Made in Uvet e Uvet LAB. La prima, che opera in ambito leisure, si occupa della vendita dei 500.000 biglietti acquisiti da Uvet come Authorised Ticketing Reseller di Expo 2015, anche attraverso la piattaforma web. Prevediamo di creare 100.00 pacchetti. Uvet LAB, invece, è formata da 15 dipendenti, ma arriveremo a 50 persone già prima di Expo 2015” .
Cosa sta facendo Gruppo Uvet per Expo 2015?
1) Allestimenti, ovvero realizzazione dei padiglioni (che vanno dagli 800 ai 2.000 mq) e progettazione di interni
2) Personale operativo: in ogni padiglione lavoreranno dalle 30 alle 200 persone, di cui il 40% nell’hospitality
3) Logistica: abbiamo già affittato allo staff di Expo 2015 circa 200 appartamenti e ne stiamo contrattualizzando altri 200. A essi vanno aggiunte più 3.000 camere di albergo al giorno già prenotate agli alberghi
4) Transfer
5) Gestione del verde dei Padiglioni
6) Catering: studio del layout e offerta gastronomica in linea con la tradizione locale
7) Eventi: roadshow per i Paesi che vogliono sponsorizzare il proprio padiglione in Italia e verso le comunità straniere in Italia, cene di rappresentanza…”
E per sponsor e clienti diretti? Ovvero per il mondo corporate?
"Le aziende italiane hanno cominciato solo da un paio di mesi ad approcciare il sistema Expo. Le imprese, fino a ora, sono state ferme e un po’ scettiche. Più dinamici, invece, gli sponsor, per ovvie ragioni. Stiamo lavorando di più sui viaggi incentive: un po’ sono gli stessi sponsor a voler portare a Milano i clienti, un po’, invece, sono le aziende a scegliere l’Italia proprio perché ospita Expo 2015. Per il fuori Expo, infine, abbiamo diverse richieste di location, anche da parte dei Paesi dei Cluster", ha concluso Garbarino.
Chiara Pozzoli
Il seminario si è concentrato con efficacia sulle opportunità che l’Esposizione Universale offre al corporate, sia a livello di location che di servizi.
Ha esordito Silvia Tracchi, marketing & showtime events
director Expo 2015, parlando delle aspettative in termini di numeri e ticketing:
“Sette milioni sono i biglietti, tra Italia ed estero, già venduti”.
Si è poi concentrata sulle informazioni utili per le aziende che volessero organizzare un evento all’interno del sito espositivo:
“Abbiamo suddiviso la giornata di Expo in due momenti: dalle ore 10 alle ore 18 ‘Expo by Day’, dalle ore 18:30 alla chiusura dei cancelli ‘Expo by Night’.
A disposizione delle aziende, vi sono diversi spazi e
location:
- Open Air Thaeatre, capienza: 4.000 sedute e 8.000 posti in piedi. Ospiterà il main show del Cirque du Soleil (vedi notizia correlata a fondo pagina) fino ad agosto. A settembre e ottobre sarà invece a disposizione delle aziende
- Open Air Thaeatre, capienza: 4.000 sedute e 8.000 posti in piedi. Ospiterà il main show del Cirque du Soleil (vedi notizia correlata a fondo pagina) fino ad agosto. A settembre e ottobre sarà invece a disposizione delle aziende
- Spazi Cluster, disponibili anche per eventi aziendali
- Auditorium, capacità di 1.300 posti modulabili dotato di allestimento di base (palco, luci, servizi di accoglienza) e che potrà essere personalizzato
- Conference Centre con salette modulabili da
200 a
550 posti
- Decumano, ovvero la via principale di 1,5 km ideale per parate e flash mob
- Spazi outdoor: due piazzette di 230 mq cad. circa con allestimento di base
- Aree dei Partecipanti: i Paesi organizzeranno all’interno dei Padiglioni eventi che saranno inseriti nel Palinsesto Ufficiale di Expo 2015
- Cascina Triulza destinata alle attività e agli eventi della Società Civile
Quando, invece, organizzare un evento? Come regolarsi rispetto
all’agenda ufficiale della manifestazione?
“Abbiamo emesso la Guida Eventi - ha risposto Tracchi - , strumento che permetterà a Paesi e sponsor di organizzare i propri eventi. La Guida uscirà domani, ed entro gennaio i Paesi dovranno rispondere alla ‘call’ e candidarsi per organizzare un evento nel sito espositivo. Invito a monitorare il sito web per verificare l’aderenza del proprio evento al tema proposto. E a proposito, sarà un comitato super partes a valutare le proposte".
C'è poi da tenere conto che vi sono, a oggi, date già prenotate: quelle dei National Days dei Paesi ad esempio, per un totale di 81 richieste già ricevute. Tali eventi si terranno all’interno dei Padiglioni e nelle location suddette. Altri eventi confermati sono: lo show del Cinque du Soleil che sarà ‘on air’ per quattro mesi, i National Days, gli eventi della Società Civile e gli eventi istituzionali di Expo 2015, a partire dalla cerimonia di inaugurazione.
Per organizzare un evento in Expo scrivere a: 6monthevents@expo2015.org
Laura Garbarino, ceo Uevents, invece, ha spiegato i servizi messi in campo dal Gruppo Uvet per Expo 2015, in linea con la strategia avviata di allargamento alla event industry a seguito dell’acquisizione di Jakala, divenuta poi Uevents (vedi notizia correlata a fondo pagina):
“Il Gruppo Uvet vuole essere protagonista di Expo 2015 e ha dimostrato il proprio interesse investendo svariati milioni di euro. Il Gruppo ha creato due società dedicate: Made in Uvet e Uvet LAB. La prima, che opera in ambito leisure, si occupa della vendita dei 500.000 biglietti acquisiti da Uvet come Authorised Ticketing Reseller di Expo 2015, anche attraverso la piattaforma web. Prevediamo di creare 100.00 pacchetti. Uvet LAB, invece, è formata da 15 dipendenti, ma arriveremo a 50 persone già prima di Expo 2015” .
Cosa sta facendo Gruppo Uvet per Expo 2015?
“I target sono i Paesi da una parte e dall’altra gli sponsor
e i clienti diretti - ha spiegato Garbarino -. Per i Pesi offriamo servizi
diversi divisi nelle seguenti in aree:
1) Allestimenti, ovvero realizzazione dei padiglioni (che vanno dagli 800 ai 2.000 mq) e progettazione di interni
2) Personale operativo: in ogni padiglione lavoreranno dalle 30 alle 200 persone, di cui il 40% nell’hospitality
3) Logistica: abbiamo già affittato allo staff di Expo 2015 circa 200 appartamenti e ne stiamo contrattualizzando altri 200. A essi vanno aggiunte più 3.000 camere di albergo al giorno già prenotate agli alberghi
4) Transfer
5) Gestione del verde dei Padiglioni
6) Catering: studio del layout e offerta gastronomica in linea con la tradizione locale
7) Eventi: roadshow per i Paesi che vogliono sponsorizzare il proprio padiglione in Italia e verso le comunità straniere in Italia, cene di rappresentanza…”
E per sponsor e clienti diretti? Ovvero per il mondo corporate?
"Le aziende italiane hanno cominciato solo da un paio di mesi ad approcciare il sistema Expo. Le imprese, fino a ora, sono state ferme e un po’ scettiche. Più dinamici, invece, gli sponsor, per ovvie ragioni. Stiamo lavorando di più sui viaggi incentive: un po’ sono gli stessi sponsor a voler portare a Milano i clienti, un po’, invece, sono le aziende a scegliere l’Italia proprio perché ospita Expo 2015. Per il fuori Expo, infine, abbiamo diverse richieste di location, anche da parte dei Paesi dei Cluster", ha concluso Garbarino.
Chiara Pozzoli