e20 n.118. Iso 20121: la qualità degli eventi sostenibili è certificata

Qualsiasi tipologia di evento (dalla manifestazione sportiva allo spettacolo musicale, dal congresso scientifico alla rassegna cinematografica, dal lancio prodotto fino alle Cerimonie sportive) ha un impatto diretto su ambiente, territorio ed economia (dal consumo energetico a quello della risorsa idrica dalla produzione di rifiuti fino agli effetti sulla biodiversità).

Come spiegato nell'articolo dedicato sul n.118 del magazine e20, per essere considerato ‘sostenibile’ deve essere “ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita” (United Nations Environment Programme - Unep 2009).

Ecco allora che entra in gioco la Uni En Iso 20121:2013, la norma internazionale che definisce i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità degli eventi, e si basa sui principi consolidati dei sistemi di gestione, incorporando alcuni elementi caratteristici della Linea Guida Iso 26000 per la responsabilità sociale.

Basato sulla metodologia ‘Plan-Do-Check-Act’, fornisce un quadro sistematico per l’integrazione delle pratiche di gestione sostenibile così da ridurre l’impatto collegato agli aspetti economici, ambientali e sociali. Lo standard è applicabile a diverse categorie di strutture come quelle impegnate nell’organizzazione di eventi, i fornitori di servizi, oltre al Sistema di Gestione relativo all’organizzazione di un singolo evento (es. catering. impianti, stand etc).

Altre norme di supporto sono: 

• Uni Iso 26000:2010 ‘Guida alla responsabilità sociale’: si tratta di linee guida relative alla responsabilità sociale. I relativi temi fondamentali, come governo dell’organizzazione, diritti umani, rapporti e condizioni di lavoro, l’ambiente, coinvolgimento e sviluppo della comunità, ecc., sono presi in considerazione nella gestione dell’evento. 
• Ghg Protocol (Protocollo dei gas serra): si tratta dello standard di contabilizzazione più utilizzato a livello internazionale per quantificare e gestire le emissioni di gas serra e per calcolare, di conseguenza, le relative compensazioni.

LA STRUTTURA DELLA NORMA

La struttura della norma Iso 20121 si basa sull’high level tructure, comune a tutte le norme sui sistemi di gestione e prevede l’integrazione del modello Pdca (Plan, Do, Check, Act) con il ciclo di vita degli eventi (dalla fase di progettazione a quella di esecuzione e successivo reporting).

La sostenibilità dell’evento è infatti applicata in ogni sua fase:

• preparazione e allestimento,
• organizzazione ed erogazione,
• chiusura e smontaggio.

Tutti coloro che lavorano (progettisti, fornitori, operatori) all’evento, ma anche coloro che vi partecipano, vengono sensibilizzati, coinvolti e incoraggiati a contribuire con il proprio comportamento a realizzare un ‘Evento Sostenibile’, che abbia quindi il minor impatto ambientale possibile, obiettivo chiave della certificazione Uni En Iso 20121:2012. Lo scopo di certificazione deve chiarire se il sistema dell’organizzazione è applicabile a un evento (es: un meeting, una singola manifestazione sportiva), a una tipologia specifica di eventi (es: Fiera Annuale del Gelato), oppure a tutti gli eventi gestiti.

ISO 20121, I PUNTI CHIAVE

• Determinazione dei principi di sviluppo sostenibile: gestione etica delle risorse, inclusività, integrità, trasparenza. L’organizzazione può implementare altri principi facendo riferimento alla norma Iso 26001.
• Valutazione degli impatti significativi dell’evento nei tre ambiti della sostenibilità: sociale, ambientale ed economica.

• Individuazione di obiettivi e traguardi mirati per ciascuno degli aspetti significativi con chiara definizione di azioni, tempi e risorse necessarie per il loro conseguimento e della modalità di valutazione dei risultati.
• Definizione della comunicazione con gli stakeholder attraverso un piano specifico esaustivo per l’intero ciclo di vita dell’evento.

• Organizzazione della ‘supply chain’ in ottica sostenibile con inserimento di parametri coerenti con i principi e la politica definita.
• Monitoraggio della performance, sempre con riferimento ai principi e alla politica adottata dall’organizzazione e avendo cura di identificare e gestire correttamente quanto appreso da eventi pregressi in modo da metterli a frutto per la progettazione di quelli successivi.

I REQUISITI RICHIESTI 

1. Contesto: richiede di comprendere l’ambito in cui opera l’organizzazione, le questioni interne ed esterne rilevanti per la sostenibilità e le aspettative degli stakeholder. Prevede la mappatura delle parti interessate e la definizione di una dichiarazione di intenti e valori basata sui principi di inclusività, integrità, stewardship, trasparenza; 
2. Leadership: attraverso la motivazione e il coinvolgimento del personale e dei collaboratori. Prevede la definizione di politica e obiettivi di sviluppo sostenibile e la determinazione di ruoli, responsabilità e autorità all’interno dell’organizzazione; 
3. Pianificazione: attraverso l’analisi degli impatti interni ed esterni dell’evento e l’identificazione dei potenziali effetti positivi e negativi; 
4. Supporto: disciplina la gestione delle risorse, come infrastrutture, tecnologie, risorse economiche, risorse umane, competenze, documentazione, comunicazione, ecc.; 
5. Operatività: pianificazione operativa e il controllo dei processi di attuazione dell’evento, compresa la gestione della catena di fornitura; 
6. Valutazione delle Performance: monitoraggio e misurazione, di analisi e valutazione dei risultati ottenuti, di audit interno e di Riesame della direzione; 
7. Miglioramento: raccolta delle non conformità e la definizione di azioni correttive e di miglioramento continuo.

ITER DI CERTIFICAZIONE

Le principali fasi dell’iter di certificazione comprendono:

• Invio domanda di certificazione;
• Emissione offerta;
• Svolgimento audit di certificazione (stage 1/documentale e stage 2/campo);
• Emissione certificato in caso di delibera positiva della commissione tecnica;
• Audit di sorveglianza annuali e rinnovo triennale.

Per gli organizzatori di eventi il certificato verrà rilasciato in seguito alla verifica della progettazione; la gestione e rendicontazione verranno verificate non appena disponibile un evento organizzato sostenibilmente.

ISO 20121, I VANTAGGI

L’adozione della Iso 20121 comporta una serie di benefici per le imprese, diretti e indiretti:

• Risparmio dei costi conseguenti al contenimento dei consumi energetici, alla diminuzione dei rifiuti o all’acquisto di prodotti locali.
•  Vantaggi reputazionali derivanti dalla visibilità di un evento etico, dimostrando l’impegno dell’azienda sui temi della sostenibilità ambientale e della responsabilità sociale.
• Incentivo all’utilizzo di tecnologie innovative che permettono di ottimizzare l’utilizzo delle risorse.
• Riduzione del rischio di procedimenti e sanzioni amministrative.
• Diffusione di una maggiore consapevolezza fra partecipanti, dipendenti, fornitori e nella comunità locale riguardo i benefici di prodotti e servizi eco-compatibili.
• Benefici in termini sociali per il territorio attraverso l’opportunità di impiego e di business per i fornitori locali.
• Sviluppo di un approccio sistematico efficiente ed efficace ai principi di sviluppo sostenibile.
• Implementazione di un sistema di monitoraggio e di registrazione delle performance di sostenibilità.
• Miglioramento delle relazioni con tutti gli stakeholder, consolidare i rapporti con gli investitori e clienti.
• Caratterizzazione della catena di fornitura in senso più sostenibile.