Interviste

Event industry, una 'nuova realtà' per agenzie e clienti. Maarten Schram (LiveCom Alliance): "Siamo in una tempesta perfetta. Servono rapporti duraturi e basati sulla fiducia tra committenti e organizzatori di eventi"

Il fondatore e direttore di LiveCom Alliance ha illustrato come adeguarsi ai grandi cambiamenti in atto in uno scenario colpito dalla guerra in Ucraina, dall'aumento dell'inflazione, dal caro energia e dalla carenza di manodopera. Secondo uno studio del nostro membro tedesco fwd, condotto dal RIFEL Institute, un evento che prima costava un certo importo, ora può aumentare dal 30 al 40%. I budget nel 2019 erano perfettamente gestibili e ora non sono più sufficienti.

"Nei due anni in cui la live communication è stata sospesa a causa della pandemia, il mondo è cambiato. La guerra in Ucraina, l'aumento dell'inflazione, il caro energia e la carenza di manodopera, sono condizioni di mercato che ci impongono, come industria degli eventi, di affrontare una nuova realtà". Così dichiara il fondatore e direttore di LiveCom Alliance Maarten Schram (in foto).

Nell'intervista a seguire, Maarten illustra cosa è cambiato e quali adeguamenti vengono richiesti a clienti, agenzie e fornitori dell'industria degli eventi. Il manager basa le sue risposte sulle informazioni provenienti dalle associazioni di settore affiliate a LiveCom Alliance e dai membri dell'associazione olandese IDEA, di cui è direttore.

Quali sono le conseguenze più rilevanti per i clienti da quando sono mutate le condizioni di mercato?

“Gli aumenti di prezzo sono disseminati ovunque. Secondo uno studio del nostro membro tedesco fwd, condotto dal RIFEL Institute (leggi news), un evento che prima costava un certo importo, ora può aumentare dal 30 al 40%. I budget nel 2019 erano perfettamente gestibili e ora non sono più sufficienti.

Di conseguenza, i clienti a volte devono scegliere se aumentare il loro investimento o semplificare il loro evento. E questa è una pillola piuttosto amara da ingoiare. Come anche per le agenzie, perché l'industria non vuole altro che lavorare con le aziende per produrre una comunicazione dal vivo creativa, spettacolare e impressionante al fine di controbilanciare l'austerità del periodo passato.

Come si spiegano questi aumenti dei costi?

“Abbiamo a che fare con le leggi ferree dell'economia: dove c'è scarsità, ci sono aumenti di prezzo. A causa della guerra e dei disordini economici, cibo, energia e materiali sono diventati più costosi. Succede ovunque, incluso il nostro settore. Questo vale anche per la carenza di manodopera. Trovare personale è difficile per le agenzie e ciò causa una maggiore scarsità".

Anche il settore della Event Industry sta soffrendo per le conseguenze della pandemia?

“I clienti necessitano di recuperare al più presto il tempo perduto, inoltre alcune aziende sono restie all'idea di pianificare in anticipo un evento  a causa degli sviluppi incerti del Covid. Per i clienti che chiamavano per eventi a settembre la risposta è stata già diverso tempo fa: "Mi piacerebbe aiutarti, ma non è più possibile". Soprattutto nelle date più gettonate, ad esempio, la location stessa è spesso un problema.

Un ulteriore effetto lo si riscontra nella pre-produzione, infatti ciò comporta molto più lavoro per gli organizzatori degli eventi. La ricerca per ottenere tutti i componenti necessari ad un evento è diventata molto più intensa. È inevitabile che le agenzie debbano tenere conto di questi sforzi extra".

In breve: una combinazione di fattori 

"Assolutamente. La guerra, l'inflazione, la carenza di manodopera, il caro energia, le conseguenze del Coronavirus. È una tempesta "perfetta" in cui tutto si riunisce".

In che modo ciò influisce sui professionisti degli eventi?

“Essere al servizio dei clienti e voler aggiustare le cose è nel nostro DNA. La risposta a tutte le domande finora è sempre stata: "sì". Anche se è stato all'ultimo momento. A volte non è più possibile. La volontà c'è ancora, ma c'è il rischio di sovradimensionare le risorse. Le agenzie apprezzano le loro persone e ciò significa che devono stare attente alla domanda extra del mercato e all'uso sostenibile dei talenti che ha".

Le cose non torneranno alla "normalità" quando tutti avranno recuperato gli eventi posticipati a causa del covid?

“Dipende da noi 'società' e, quindi, anche come industria lo vedremo dopo questo inverno, in base a come sarà l'endamento della pandemia. Se questo rimane più in secondo piano, allora sono convinto che entro circa 6-9 mesi, anche a seconda di ciò che sta accadendo intorno a noi nel mondo, supereremo questa fase di normalizzazione".

Come vedi l'autunno e il sentiment dei clienti?

“Innanzitutto, ci sono numerosi clienti che si sono impegnati in questo autunno e nel primo trimestre del 2023. Questo è evidente da quanto sia estremamente impegnato il mercato, non solo ora ma anche fino al primo trimestre del prossimo anno. Tuttavia, ci sono anche clienti che sono più cauti riguardo agli eventi in quel periodo. Grazie a vari progetti di ricerca, inclusi gli eventi pilota degli eventi Fieldlab olandesi, siamo stati in grado di utilizzare i dati per dimostrare a livello internazionale che possiamo rimanere aperti come settore in modo responsabile. In effetti, la ricerca di follow-up è attualmente in corso in Olanda, in modo da essere costantemente aggiornati con i nostri dati e continuare il nostro dialogo come settore con il governo".

Che soluzioni ci sono per adattarsi a questa 'nuova realtà'?

“Un passo importante è quello di prendere consapevolezza di queste condizioni di mercato, in modo da poter lavorare insieme in maniera comprensiva e creativa. E che noi come settore non possiamo cambiare la realtà ma possiamo utilizzare quel DNA che ci contraddistingue per affrontare questa situazione sfidante in modo creativo. Lo dobbiamo trasmettere alle associazioni di settore affiliate a LiveCom Alliance, in modo che anche loro possano trasmettere il messaggio a livello nazionale. Ma è anche importante che questo segnale risuoni a livello internazionale, da qui l'utilità di questa intervista di LiveCom Alliance.

Se desideri un evento professionale che corrisponda alla tua strategia aziendale, allora è fondamentale trattare gli uni con gli altri in modo efficiente e sostenibile. Come cliente devi essere puntuale con la tua richiesta e pensare esattamente a ciò che vuoi. Se inizi troppo tardi, tutto deve essere "riparato" retroattivamente, per così dire. Ciò richiede solo tempo extra - e quindi denaro extra.

La cosa migliore che i clienti possono fare - e fortunatamente molti lo fanno già - è includere il marketing degli eventi nella loro strategia di comunicazione a lungo termine. Prima inizi a lavorare con la tua agenzia, prima i professionisti degli eventi possono anticipare e agire. Di conseguenza, le possibilità crescono e si ottengono risultati migliori. Soprattutto in un mercato ristretto e competitivo, questa è la strada per vivere una comunicazione ad alto impatto”.

Da cliente come risolvere la questione in pratica?

“Fidati e costruisci il rapporto con la tua agenzia. Se non è proprio necessario, evita che più agenzie si presentino di nuovo in gara per ogni evento, che mette solo partner e fornitori a lavorare in un effetto valanga, accumulando costi considerevoli nel processo. Il pitching è molto intenso e quindi non sostenibile, cosa che davvero non dovremmo desiderare alla luce del mercato attuale.

Dopo aver selezionato un'agenzia, costruisci un rapporto duraturo con loro. Quando si è in sintonia, si può risparmiare molto tempo e quindi costi. Mentre consideri potenziali agenzie, non lasciarti influenzare dalle mode. Nei mercati in difficoltà, le persone possono essere imprevedibili. Soprattutto ora, è importante mantenere la calma. Il 'Codice etico per le gare' (leggi news) di LiveCom Alliance può essere un primo passo per trovare e garantire un partner affidabile a lungo termine nella live communication.

E se tu, come cliente, scegli di avere più agenzie, allora non è più che ragionevole dare a quelle agenzie una quota per il loro lavoro. Soprattutto in questi tempi frenetici. Nel 2018 LiveCom Alliance, insieme alle sue associazioni affiliate, ha redatto il primo pitch code paneuropeo che può essere di aiuto. Per inciso, puoi anche esplorare le tue opzioni senza lanciare. Questo può essere fatto online, con una telefonata o davanti a una tazza di caffè".

Ci sono anche cose che possono essere fatte in modo più efficiente nella collaborazione quotidiana tra clienti e agenzie?

"La collaborazione del cliente con l'agenzia all'inizio del processo considerando gli obiettivi in ​​dettaglio, potrebbe  portare a meno colpi di scena durante l'esecuzione. Questo a sua volta può farti risparmiare un sacco di tempo e denaro come cliente e farti ottenere il massimo dal tuo investimento. E rende più felici le persone che operano all'interno di un'agenzia, perché a nessuno piacciono le revisioni e le riparazioni continue".

La scarsità spesso porta all'innovazione e alle idee creative, è ciò che stai riscontrando in questo momento?

"Assolutamente si. Vedo che viene prestata attenzione a quali cose viviamo fisicamente e se potrebbero essere potenzialmente migliori  nella versione  ibrida o online. Rispondendo a questa domanda, sei in grado non solo di fare scelte forti basate sulla strategia, ma anche di creare più spazio nella componente fisica dal vivo che rimane. Questa è una forma intelligente per gestire in modo più sostenibile le risorse disponibili, soprattutto quando si tratta di location e catering".

Nello specifico, cosa consigliate ai clienti in questa nuova realtà?

“Un certo numero di cose: di fidarsi e costruire una partnership con le agenzie in modo da evitare presentazioni inutili in un mercato sovraccaricato. Sedersi e parlare con l'agenzia attraverso un briefing il più completo possibile. Questo crea il massimo spazio in un mercato dove c'è poca capacità. Ove possibile, cercare di aumentare il budget dell'evento in linea con l'aumento generalizzato dei prezzi. Se questa non è un'opzione, tieni presente che ciò influirà sul risultato dell'evento. Giocando d'anticipo in questo modo, ci sono molte opportunità per i clienti di incontrare i loro gruppi target dal vivo. E sta a noi come associazioni rafforzare questo messaggio”.